Gestão do tempo e organização da rotina de trabalho

 Por: SESI São Paulo
06/05/202010:50- atualizado às 11:30 em 22/05/2020

O objetivo da abordagem desse tema é auxiliá-lo na gestão do seu tempo e organização da rotina de trabalho, compreendendo que: saber planejar, ter disciplina e organização podem ajudar nesse momento que estamos enfrentando e que é um desafio em relação a manter o foco e a produtividade.

Você talvez esteja se perguntando como fazer nessa época de pandemia? Como organizar o tempo? Como nossa rotina mudou muito rápido, a tendência é ficarmos com medo da mudança. Uma das saídas é nos organizarmos da melhor forma, tentarmos aproveitar bem o nosso tempo e sermos positivos.

Tudo vai passar! E com atitudes simples, pode passar de um jeito muito melhor. Lembre-se que sempre podemos aprimorar nossas habilidades.

Seguem algumas dicas essenciais para ajudá-lo a ser mais disciplinado e organizado, principalmente nesse momento em que estamos vivendo, que nos convida a reorganizar as prioridades e avaliar o modo como utilizamos nosso tempo:

 

Organizar melhor as atividades, o tempo e as estratégias de atuação podem ajudá-lo a definir o que, como e quando fazê-las. Com disciplina, organização e planejamento, tomar decisões fica mais fácil, permitindo sempre escolher as melhores alternativas. Alguns fatores são essenciais para ter disciplina.
Vamos ver alguns deles?

 

 

Visão de conjunto – Mais do que nunca, precisamos pensar no coletivo. Se você sabe o que faz e qual o propósito de cada ação, entende sua importância como parte de todo o processo e consegue compreender a razão por trás das decisões. É preciso desejar e ter atitude: Vamos agir com visão de conjunto e pensar coletivo!

Priorização - A disciplina está diretamente relacionada com a priorização de objetivos.

Você já tem definidas suas prioridades para essa fase? Faça um planejamento da sua rotina! Pode ser uma planilha, um caderno, agenda ou até mesmo uma lousa em casa. Talvez esse seja um ótimo momento para, além de atividades profissionais, aprender um idioma, começar a praticar algum tipo de exercício ou aprender a cozinhar, por exemplo.

Habilidade para resolver conflitos – Conflitos, sejam na vida pessoal ou profissional, podem representar barreiras para a concretização de objetivos, caso não sejam bem solucionados, pois podem nos impedir de tomar atitudes coerentes. Nesse momento, novo para todos, é preciso tentar se relacionar da melhor forma, entender o lado do outro, respeitar as opiniões contrárias e saber utilizar a comunicação assertiva e respeito mútuo.

 

A seguir algumas dicas relacionadas à disciplina. Talvez você já seja disciplinado, porém, nesse momento, a situação tenha alterado sua rotina e seu comportamento, com atitudes simples, você pode melhorar continuamente:

 

A partir do planejamento de atividades que você fez no item anterior, é importante analisar se incluiu o tempo para o trabalho, família, estudos, comunicação, sono, exercícios físicos, entre outras atividades, possibilitando assim verificar quanto tempo tem gastado com cada uma, depois avalie: A divisão do tempo está adequada? Tem coisas que precisam tomar menos ou mais tempo? Tem como mudar? Você só pode tomar atitudes de mudança quando tem consciência do que deve ser alterado.

Ao final do dia ou da semana, escreva uma lista de tudo o que quer realizar no dia ou semana seguinte. Depois avalie o grau de importância, urgência delas. Posteriormente, priorize as ações que devem ser realizadas antes. Pela manhã, tenha essa lista como norteadora de suas ações. Ao final desse dia, cheque tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

Um elemento fundamental que contribui para manter a disciplina é a organização. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para atingir seus objetivos com qualidade. Procure utilizar métodos e ferramentas que te auxiliem a administrar seu tempo e a manter o equilíbrio (como aplicativos por exemplo).

Uma ferramenta que você também pode usar é “copiar” boas práticas, já testadas e aprovadas por outras pessoas. Por exemplo, se uma pessoa que executa a mesma atividade que você, descobre um jeito mais eficaz e que garante melhores resultados, seja aumento de retorno financeiro ou redução de tempo de execução de tarefas, você também ganhará os mesmos benefícios se replicar esse padrão bem-sucedido.

 

Você geralmente corre de “lá pra cá” e no final do dia tem a sensação de que não fez tudo que precisava? Vamos falar um pouco sobre os desperdiçadores do tempo. Se você quer ser mais produtivo é fundamental atentar-se a eles e evitá-los, pois, nada mais são, do que as coisas que nos fazem efetivamente perder nosso tempo ou gastá-lo de forma incorreta:

 

 

Falta ou inadequação de planejamento das atividades - Avalie periodicamente o seu planejamento diário de atividades, esse planejamento, que deve ser flexível para atender novas demandas, mudanças de importância, entre outros.
Desorganização pessoal ou falta de autodisciplina - Mantenha seu espaço de trabalho organizado, se estiver em home office tente organizar um espaço para trabalhar, isso ajuda na autodisciplina! Coloque foco total e finalize uma tarefa antes de começar outra. Pesquisas comprovam que gastamos mais tempo executando tarefas alternadas porque temos que resgatar o histórico para retomar o trabalho.

Administração por crise – Evite deixar as tarefas para a “última hora”, algumas pessoas acham emocionante e imprescindível trabalhar apenas sob pressão. Quanto mais você realizar as suas tarefas com planejamento, menos tarefas urgentes terá para resolver.

Dificuldade em tomar decisões - Você toma decisões todos os dias a todo momento, mas nem sempre se dá conta disso. Isso porque algumas decisões causam impactos que você não percebe imediatamente. É importante ter clareza para tomada de decisões, principalmente nesse momento. Analise as causas e tome decisões com coerência, refletindo sobre as possíveis consequências.
Dificuldade em dizer “não” - Um dos maiores causadores da rotina estressante é a incapacidade de dizer “não”, de negociar e colocar limites. Se não puder atender a alguma solicitação, posicione-se imediatamente para que a outra pessoa possa se planejar novamente. Seja firme, porém, educado ao dizer “não”, fale de sua programação e, se possível, negocie alternativas de solução.
Falta de prioridades - Um critério utilizado para o estabelecimento de prioridades é a avaliação da importância e urgência de uma determinada tarefa. Faça uma lista completa das tarefas que devem ser realizadas. Verifique quais são urgentes, importantes ou urgentes e importantes. Inicie elaborando a listagem diária, depois aumente para semanal e depois mensal. Só não se esqueça de deixar um tempo disponível para os imprevistos, que sempre aparecem.
Perfeccionismo e dificuldade para delegar – O perfeccionismo pode acabar comprometendo seu tempo, além disso, faz com que você centralize mais as tarefas, para ter certeza de que tudo sairá perfeito. Para minimizar os efeitos negativos, uma dica é desenvolver a flexibilidade e lembrar que além de focar na tarefa em si, é importante utilizar-se da criatividade para melhorar processos e otimizar os esforços. Avalie a possibilidade de delegar atividades que podem perfeitamente ser realizadas por outras pessoas, confiando em sua equipe ou seus pares.

Reuniões improdutivas - Defina claramente quais são os resultados esperados, convoque as pessoas certas e domine a condução eficaz. Nessa época, reuniões por vídeo serão mais comuns, caso aplicáveis, podem ser marcadas para otimizar decisões e trabalhos que devem ser realizados em grupo. Não esqueça de convidar somente pessoas que tenham poder de decisão sobre o tema tratado ou que possam contribuir efetivamente para aquele assunto.

Condições ruins do ambiente de trabalho - Muito provavelmente, seu ambiente de trabalho agora está adaptado ou é provisório, tente fazer dele o melhor ambiente, confortável e iluminado, sempre que possível. Ambientes ruidosos ou com pessoas falando alto, equipamentos e recursos inadequados, interrupções constantes, bate-papos de amenidades são fatores que podem atrapalhar a concentração e o andamento de tarefas. Faça algumas pausas de 5 ou 10 minutos para alongar-se ou descansar. Essas pausas ajudam no relaxamento físico e mental e podem ajudá-lo a dar conta de outras atividades que o distanciamento social exige nesse momento como: cuidar das crianças, dos idosos, fazer suas próprias refeições ou arrumar a casa. Lembre-se que o distanciamento social, nesse momento, tem o objetivo de minimizar os efeitos da pandemia e proteger sua saúde.
Excesso de mídias sociais, e-mails, celulares e internet - Defina alguns períodos do dia para ler e responder e-mails ou verificar as mídias sociais e notícias, pois, principalmente nesse momento de muita troca de informações, os meios de comunicação podem tirá-lo do foco. Lembre-se que é importante manter-se informado e também distrair-se um pouco, mas escolha horários para essas atividades, utilizando os recursos a favor do seu bem-estar e produtividade.
Falta de atualização e capacitação técnica - Sempre que possível, mantenha-se atualizado em sua área, talvez esse seja um ótimo momento para fazer algum curso a distância nas horas vagas.
Procrastinação - Cuidado! Deixar para amanhã o que pode ser feito hoje acaba por transformar uma atividade que era importante em urgente e prejudicar o seu planejamento. Se estiver com tempo, adiante o que puder! Tente identificar os motivos de deixar determinadas tarefas para depois e encare desafios como oportunidades de crescimento.

 

Agora que você já sabe que essa fase pode ficar melhor com disciplina e organização no dia a dia, o convidamos a começar a avaliar a sua rotina e pensar como pode melhorá-la. Experimente planejar, priorizar e organizar as atividades e, assim, fazer uma gestão do tempo mais adequada ao seu estilo de vida, contribuindo com a produtividade e qualidade de vida.

 

Conte com o SESI-SP nessa jornada!

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